dackdive's blog

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[Salesforce]ワークフローの時間ベースのアクションについて

今さらながら時間ベースのワークフローを使うことがあったのでメモ。

時間ベースのワークフローとは

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ここのこと。

時間ベースのワークフローで何ができる?

時間ベースじゃない方のワークフローアクションだと、ルール条件に一致した場合レコードの作成または編集直後にアクションが実行される。
これに対し、時間ベースのアクションは文字通り、アクションの実行を将来のある時点に予約しておくことができる。

具体的なユースケースとして、たとえば
「金額が1000万円以上の大型商談について、完了予定日の7日前になった時点でクローズされていなければ、商談所有者にリマインドメールを送信する」
といったことができる。


将来のある時点、は何を基準に決定される?

レコードの作成日やルールが適用された日だけでなく、対象のオブジェクトの日付項目の値を基準にアクション実行のタイミングを制御することもできる。

タイミングの制御は基準となる項目の日付から数えて◯日前(後)、といった指定方法になる。

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↑では例として、商談オブジェクトのレコードに対し、「完了予定日」の7日前に実行されるアクションを設定している。


アクションが予約されたことをどうやって確認するの?

LEXであれば 環境>監視>時間ベースのワークフロー から、現在セットされている時間ベースのアクションを確認できる。

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アクションは一度予約されたら必ず実行される?

NO。
一度ルール条件に合致してアクションがセットされても、その後レコードが更新されてルール条件を満たさなくなれば、アクションは実行されない。

冒頭の例でいうと、

  • レコード作成時は金額1000万以上だったが、その後1000万未満になった
  • 完了予定日の7日前より以前に商談がロストした/クローズした

場合はリマインドメールは送信されない。

参考:FAQ - 時間ベースのワークフロー

キューの待機中のアクションは、必ず起動されますか?
いいえ。時間ベースのアクションは、プロセスまたはワークフロールールのルール条件が “false” と評価される限り、ワークフローキューに留まります。ルールが評価されたときに、レコードがルール条件に一致しなくなると、Salesforce はそのレコードについてキューにある時間ベースのアクションを削除します。


評価条件が「作成されたとき」か「作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき」で挙動にどういう違いがあるの?

これは時間ベースじゃないアクションと同じ。
「作成されたとき」の場合はレコード作成時しか評価しないので、たとえば冒頭の例でいうと

  • 一度ロストした商談を再度 Prospecting に戻した(その時点ではまだ完了予定日の7日前より以前だった)

という操作をした場合も、リマインドメールの対象になるわけではない。

参考:FAQ - 時間ベースのワークフロー

レコードの待機中のアクションをキューに戻すことはできますか?
はい。レコードが更新され、評価条件をレコードが [作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき] に設定した場合は、自動的にキューに戻されます (レコードは、入力された条件を以前に満たしていない必要があります)。

※これは余談だが、この直後にある例は日本語記事だとなぜか間違っている(1個前のと同じ例になっている)


プロセスビルダーでも同じことできないの?

できますね。「スケジュール済みアクション」という名前みたい。

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注意点として、プロセスの開始条件を「レコードを作成または編集したとき」にしている場合、スケジュール済みアクションを使えるようにするには

「レコードに指定の変更が行われた場合にのみアクションを実行しますか?」

にチェックを入れる必要がある。


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