dackdive's blog

新米webエンジニアによる技術ブログ。JavaScript(React), Salesforce, Python など

follow us in feedly

[Salesforce]代理承認者機能の使い方

まとまってるドキュメントが見つからなかったのでメモ。


代理承認者とは

  • Salesforce の承認プロセス機能において、承認者の代わりに申請を承認/却下できる人を設定できる機能
  • ユーザに対して一人だけ代理承認者を設定しておくことができる
  • また承認プロセスの各承認ステップごとに代理承認者による承認を許可するかどうかが設定できる

承認プロセスそのものについては以下の Trailhead モジュールをやるといい。


設定手順

ユーザ設定より代理承認者を設定する

代理承認者を設定したいユーザのユーザ設定画面を開き、下の方の「承認者の設定」セクションに移動する。
「代理承認者」項目に代理承認者にしたいユーザを検索してセットする。

f:id:dackdive:20180317025929p:plain:w320

また、代理承認者自身のユーザ設定で、「承認申請メールを受信」項目を「自分が承認者である場合のみ」から「承認者または代理承認者である場合」に変更しておくとよい。理由は後述。

f:id:dackdive:20180317025925p:plain:w320


承認プロセス設定より、承認ステップで代理承認を許可する

今度は承認プロセスの設定画面を開き、任意の承認ステップの編集画面を開く。

f:id:dackdive:20180317031300p:plain

ステップ 3/3 で、一番下に「代理承認者もこの申請を承認可能にする」という項目があるのでチェックする。

f:id:dackdive:20180317031303p:plain


結果

自分が代理承認者になっている承認ステップに申請が回ってきたとき、承認者同様にメールが届く。
メールの件名には「(◯◯の代理承認者)」と書かれているよう。

f:id:dackdive:20180317032513p:plain


制限事項

自身が代理承認可能な申請は今のところ「未承認申請一覧」には表示されない。メール以外に確認する手段がないのでつらい。
これについてはずいぶん前から Idea に投稿されてるよう。

また、以下のヘルプ記事ではメール以外のワークアラウンドも紹介されてる(英語)。

Why can't a delegated approver see anything in the Items to approve list?

どうやら「レコードが現在承認プロセスの申請中かどうか」を表すチェックボックス項目をオブジェクトに追加し、それを条件にリストビューを作るという方法らしい。
チェックボックスの ON/OFF は承認プロセスの開始時や最終承認/却下時のアクションとして項目自動更新により自動的に制御できる。

が、これは別に「自身が代理承認になっているものリスト」ではないし、もっと言うと自分が承認者じゃないやつも含まれるのでは。。。

(2018/3/23追記)

と思ったら、標準レポートに「代理承認申請一覧」というのがあった。。。

f:id:dackdive:20180323234404p:plain

これで一覧表示できます。

f:id:dackdive:20180326143254p:plain

※ただし、標準フォルダは LEX では表示されないため、コピーする必要あり
(参考:レポートおよびダッシュボード: Lightning Experience で使用できない機能とその新機能


「代理承認者」に設定する以外に、他人の申請を承認/却下する方法

「代理承認者」はユーザにつき一人しか指定できない。もう少し柔軟に代理承認可能なユーザを増やすにはどうするか。

代理承認ではないが、申請を行うオブジェクトに対して「すべての編集」権限があれば任意の申請を承認/却下することができる。
(「すべてのデータの編集」権限もそう)

参考:承認の管理に関する考慮事項

管理者権限
次の権限のいずれかを持つユーザは承認管理者とみなされます。

  • 指定のオブジェクトに対するオブジェクトレベルでの「すべての編集」権限
  • 「すべてのデータの編集」ユーザ権限

承認管理者には次の権限があります。

  • 承認プロセスの一環としてではなく、未承認申請を承認または却下
  • 承認がロックされたレコードの編集


わかっていないこと

  • 承認者としてキューやグループを指定したときにどういう挙動になるのか